ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล (Personnel Information System: PIS) หรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล 2555 : 203)
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS) เป็นฐานข้อมูลที่องค์การใช้เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานของตน (Ranieri 1993 : ) โดยเป็นบัญชีรายชื่อพนักงาน และทักษะและขีดความสามารถของพนักงานในองค์การ HRIS ควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานขององค์การ โดยต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า ซึ่งแนวความคิดนี้ต้องปรากฏในการออกแบบระบบและการใช้ โดยระบบที่ครอบคลุมจะสามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ผลกำไร การขาดงานและวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น ระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน นอกจากนี้ ระบบที่ติดตามทักษะและประสบการณ์ของพนักงานทุกคน จะสามารถเฝ้าติดตามและประเมินการพัฒนาการบริหารได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยฝ่ายบริหารในการคาดการณ์ถึงความสำเร็จในสายอาชีพ การตัดสินใจวางแผนที่มีประสิทธิผล และการกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็นโดยเหมาะสมกับเวลา ฐานข้อมูลการพัฒนาการบริหารมีประโยชน์อย่างยิ่งในยุค “การปรับองค์การ” สิ่งที่จำเป็นต้องมีคือข้อมูลจำนวนมากของกำลังคนที่มีเพื่อพิจารณาว่าทักษะใดที่จะเหมาะสมกับโครงสร้างใหม่หรือที่ปรับ ซึ่งระบบอัตโนมัติจะจัดข้อมูลเหล่านี้ให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นหาได้ด้วยปลายนิ้วมือ ช่วยให้สามารถเลือกบุคคลได้ตรงกับงานโดยเหมาะสมกับระยะเวลา
ระบบนี้จะช่วยสนับสนุนในการเลือกสรรบุคลากร จัดการรักษาระเบียบข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์ และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน (Laudon & Laudon 2545) ทั้งนี้ เกิดจาก “การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ” ซึ่ง หมายถึง วิธีการดำเนินกิจกรรมภายในองค์การและวิธีการบริหารงานที่แตกต่างไปจากเดิมไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างเส้นทางบริหารที่สั้นลง การกระจายอำนาจไปสู่ส่วนต่าง ๆ ความอ่อนตัวในการปฏิบัติงาน การกระจายที่ตั้งสำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ต่ำลง การให้อำนาจแก่ส่วนต่าง ๆ การทำงานร่วมกันภายในและระหว่างองค์การ และการเกิดขึ้นขององค์การดิจิตอลซึ่งประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ทางดิจิตอลกับลูกค้า (หน่วยเหนือ หน่วยรอง ผู้บังคับบัญชา กำลังพล) บริษัทคู่ค้า (ส่วนราชการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง) และเจ้าหน้าที่ในสายงานกำลังพล กระบวนการทางสายงานที่ทำงานด้วยระบบดิจิตอล การบริหารจัดการงบประมาณและกำลังพลขององค์การด้วยระบบดิจิตอล และการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อม โดยองค์การดิจิตอลแตกต่างจากองค์การแบบเก่าตรงที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอย่างกว้างขวางในเกือบทุกส่วนขององค์การ รวมทั้งการบริหารและการจัดการ ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ใช่เป็นเพียงเครื่องมือ แต่เป็นองค์ประกอบหลักของการดำเนินธุรกิจและเป็นเครื่องมือหลักสำหรับการบริหาร
ยุดา รักไทย (Online) ,2557, เดินหมากคน กลยุทธ์ HR. ได้กล่าวถึง ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System – HRIS) คือ กรรมวิธีเชิงระบบสำหรับจัดการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลและกิจกรรมด้านงานบุคคลที่จำเป็นต่อองค์กร ซึ่งกรรมวิธีดังกล่าวประกอบด้วยการรวบรวม การจัดเก็บ การรักษา และการเรียกข้อมูลต่างๆ กลับมาใช้ โดยจะนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนมาช่วยในการทำงาน หรือจะใช้โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์ธรรมดาเพื่อบันทึกรายงานการทำเงินเดือน บันทึกเวลาทำงานของพนักงานก็ได้
การนำเอาซอฟท์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในระบบ HRIS ก็เพื่อให้กระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น มีต้นทุนในการดำเนินงานลดลง เพราะโดยปกติแล้วแอพพลิเคชั่นต่างๆ มักจะทำงานด้านธุรการได้เร็วกว่าคน โดยใช้กระดาษน้อยกว่าและอาจต้องการคนทำงานน้อยลงกว่าเดิมด้วย ซึ่งระบบ HRIS ในส่วนที่เป็นเทคโนโลยีนี้เราเรียกว่า e-HR แต่ก็มีคนจำนวนไม่น้อยเข้าใจว่า e-HR กับ HRIS คือสิ่งเดียวกัน
HRIS ที่ดีจะมีประโยชน์ต่อการวางแผนกำลังคน การคาดคะเนความต้องการกำลังคน และการจัดเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรขององค์กรในระยะยาวได้ นอกจากนี้มันยังทำให้เราสามารถกำหนดค่าจ้างและจัดสวัสดิการที่แข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ด้วย ซึ่งจากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าจุดประสงค์ของระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นก็คือ เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลและข้อมูลที่คนในองค์กรต้องการ (Kovach, Kenneth A, Cathcart, Charles E Jr, Human resource information systems (HRIS): Providing business with rapid data access, information exchange and strategic advantage, 1999)
การปรับรื้อกระบวนการด้านบุคคลโดยนำเอาระบบ HRIS มาใช้นี้ จะมุ่งเน้นไปที่วิธีใช้ข้อมูลของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทั้งนี้คุณค่าของข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลที่เก็บรวบรวมมานั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญ 2 ประการคือ
1) การมีข้อมูลดังกล่าวจะทำให้การตัดสินใจต่างๆ ดีขึ้นแค่ไหน
2) แต่ละการตัดสินใจที่ดีขึ้นนั้น ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มแก่องค์กรเท่าไหร่
จากนั้นเราก็จะทำการเปรียบเทียบระหว่างคุณค่าของข้อมูลกับต้นทุนของข้อมูล เพื่อตัดสินใจว่าการทำให้ได้ข้อมูลนั้นมาเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่
HRIS เป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง เพราะแม้แต่ซอฟท์แวร์ธรรมดาๆ ที่ไม่ซับซ้อนนักก็อาจมีราคาสูง ซึ่งนี่ยังไม่รวมถึงต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์ การฝึกอบรม และต้นทุนในการบำรุงรักษาระบบ ดังนั้นผู้จัดการทรัพยากรบุคคลจึงต้องพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบถึงคุณค่าของข้อมูลที่จะกำหนดให้มีในระบบ เพราะถึงแม้ระบบอาจทำให้การจัดเก็บและการนำเอาข้อมูลมาใช้เป็นไปได้ง่ายขึ้น แต่มันก็สามารถลดคุณค่าของข้อมูลลงได้เช่นกัน ถ้าระบบนั้นยุ่งยากซับซ้อนจนพนักงานไม่อยากใช้ หรือไม่สามารถใช้ได้เนื่องจากไม่เข้าใจในระบบนั้น
ด้วยเหตุนี้เองเราจึงต้องพิจารณาจุดประสงค์ทั่วไป 2 ประการของ HRIS คือ 1) จุดประสงค์ในเชิงบริหารจัดการที่จะลดต้นทุนและเวลาในการดำเนินการ 2) สนับสนุนการตัดสินใจที่จะช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการสายงานและพนักงานตัดสินใจได้ดีขึ้น ซึ่งประเด็นสำคัญในที่นี้คือการตัดสินใจที่ดีขึ้น ไม่ใช่แค่การประมวลผลข้อมูลที่เร็วขึ้น
กำเนิดระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
พ.ศ.2513 ในประเทศอังกฤษ จากการที่องค์การเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่สารสนเทศด้านกำลังคนไม่พร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ทำให้เกิดการสับสน ไร้ประสิทธิภาพ และซ้ำซ้อน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จึงต้องหาวิธีในการไล่ตามสารสนเทศ ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติขึ้น (Ranieri 1993 : 3)
ในต้นปีเดียวกัน ในสหรัฐอเมริกา การใช้สารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้เกิดขึ้นพร้อมกับกฎระเบียบทางราชการที่เพิ่มขึ้น เช่น โครงการโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน ซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทันกำหนดเวลาในการรายงานโดยใช้ระบบเก็บบันทึกด้วยมือ และระบบจ่ายเงินเดือนก็ไม่มีข้อมูลที่ต้องการ นักพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบเงินเดือนบางคนได้ลองใส่ข้อมูลพนักงานเข้าในระบบเงินเดือน แต่ก็ยังไม่เพียงพอ และระบบเหล่านี้ยังไม่สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวกับการพัฒนาการบริหาร บัญชีรายการทักษะ หรือการบริหารกำไร นอกจากนี้ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ HRIS แรก ๆ ไม่ได้รวมงานกิจกรรมทรัพยากรมนุษย์เข้ากับงานเงินเดือน จึงเกิดการปฏิบัติที่แตกต่างกันสองระบบ ซึ่งระบบทรัพยากรมนุษย์ (HR) ยังต้องมีการปรับปรุงอีกมากเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์การ โดยการปรับปรุงนี้ใช้ต้นทุนและเวลามากสำหรับผู้พัฒนาที่จะปรับปรุงซอฟท์แวร์ของตนแก่ลูกค้าทุก ๆ ราย
ต้นปี พ.ศ.2523 ได้มี Software packages ออกมาโดยให้ผู้ซื้อสามารถปรับปรุงเท่าที่จำเป็นได้เอง นอกจากนี้ ได้มีระบบที่มีราคาถูกกว่าออกมาซึ่งถือเป็นการคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า 2,000 – 3,000 คน การพัฒนาระบบล่าสุดเป็นการดำเนินการเพื่อการบริหารแผนค่าตอบแทนและกำไรและเพิ่มความสามารถในการรายงานของระบบ ซึ่งยังคงมีปัญหาสองประการคือการขาดผู้ที่มีความรู้ในเรื่องนี้ และเวลาในการใช้ระบบที่ยาวนานโดยมักจะใช้เวลาสองสามปีจากวันเริ่มต้นจนถึงใช้เต็มระบบทำให้ไม่น่าสนใจ
ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล (File systems) โดยระบบแฟ้มข้อมูล เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ซึ่งมีลักษณะที่หน่วยงานต่างเก็บข้อมูลที่จำเป็นของตนเอง ทำให้เกิดปัญหา คือ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ขาดความยืดหยุ่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล ขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันของข้อมูล ข้อมูลต้องขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ ข้อมูลแยกอิสระจากกัน และขาดการใช้ข้อมูลร่วมกัน (ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ 2547: 168)
แม้จะมีอุปสรรค แต่การใช้ HRIS ก็ยังขยายตัว จากการสำรวจของสถาบันศึกษากำลังคน (Institute of Manpower Studies) เมื่อ พ.ศ.2525 พบว่า 40% ขององค์การที่สำรวจ มีการใช้ HRIS และเมื่อ พ.ศ.2534 จากการสำรวจลักษณะเดียวกัน พบว่า 96% ขององค์การใช้ HRIS โดยหนึ่งในสามขององค์การเหล่านี้มีพนักงานมากกว่า 12,000 คน ซึ่งจากความรับผิดชอบของงานทรัพยากรมนุษย์ที่เพิ่มขึ้นและจำนวนข้อมูลพนักงาน ทำให้ต้องมีวิธีการติดตามข้อมูล โดยการตัดสินใจมีความสำคัญขึ้น
ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
ช่วยให้ประหยัดในระยะยาว และช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร (Ranieri 1993 : 5) ซึ่งผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงานเป็นไปตามตาราง 2.3 ซึ่งตัวอย่างการลดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม ซึ่งจะมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้ โดยใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้บริหารเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน ส่วนผลดีต่อพนักงานคือสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น
ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อการผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว ทั้งภายในองค์การและผู้ที่อยู่นอกองค์การสามารถใช้สารสนเทศที่ผลิตโดย HRIS (ตาราง 2.4) โดยผู้ใช้ภายในองค์การได้แก่ เจ้าหน้าที่ธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายวางแผน นอกจากนี้ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารของฝ่ายต่าง ๆ อาจใช้สารสนเทศหรือสถิติที่เกี่ยวกับงานของตน การจัดคน ผลผลิต และควบคุม การใช้สารสนเทศ HRIS ภายนอกองค์การอาจเป็นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและระเบียบของทางราชการ หรือจากการสำรวจเชิงอาสา (Domsch อ้างใน Ranieri 1993 : 3) ซึ่งสารสนเทศนี้อาจต้องเป็นไปตามระยะเวลา อยู่ในรูปแบบการวิเคราะห์เชิงสถิติหรืออาจเพื่อพนักงานเฉพาะกลุ่ม นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ก. ในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล 2545 : 203) ดังนี้
1) ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้น
2) ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
3) ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น
ข. จากการศึกษาของ Akhilesh (Ranieri 1993 : 8) ได้กล่าวถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ไว้ดังนี้
1) ข้อมูลการสรรหาและการทดสอบ
ข้อมูลการสรรหามีความสำคัญในการประเมินกระบวนการสรรหาและคัดเลือก โดยมีข้อมูลสองประการที่สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาได้อย่างถูกต้อง ประการแรกคือการประเมินพนักงานขั้นต้นระหว่างกระบวนการสรรหา ซึ่งอาจเป็นแบบการให้คะแนนตั้งแต่การสัมภาษณ์ครั้งแรกหรือผลการทดสอบ อีกประการหนึ่งคือคะแนนการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานตามระยะเวลา ระบบในการรวบรวมข้อมูลทั้งสองชุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
2) ประเภทของข้อมูลที่บันทึก
ข้อมูลใน HRIS แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
ก) ข้อมูลหลัก เป็นข้อมูลประวัติพนักงานทั่วไปได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ ประวัติการแพทย์ ฯลฯ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ HRIS แรก ๆ
ข) ในระบบใหม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลประเภทที่สอง ซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบ คลุมมากขึ้นเพื่อตัดสินใจ วางแผนทรัพยากรมนุษย์ และวางแผนอาชีพ ข้อมูลที่เก็บปัจจุบันได้แก่ การสรรหาและการทดสอบเพื่อคัดเลือก การประเมินการปฏิบัติงาน ค่าจ้าง และประวัติการทำงาน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังรวมข้อมูลที่มีลักษณะในเชิง “พฤติกรรม” มากขึ้นและเน้นที่ทัศนะคติ (Attitude) การกำหนดรู้ (Perception) และความพึงพอใจ (Preference) ของพนักงาน จะมีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ของบริษัท เช่น โครงสร้างเงินเดือน การฝึกอบรม การคัดเลือกและการจ้าง ความสำนึกของพนักงาน แผนการจูงใจ และการเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้สามารถเปรียบเทียบประเภทของข้อมูลได้เป็นระบบเก่าและใหม่พร้อมด้วยการใช้ข้อมูลดังตาราง 2.5 ซึ่งเป็นแนวทางที่องค์การแรงงานสากล (ILO: International Labour Organization) ใช้
ค. สรุป ข้อมูลที่ควรบันทึกไว้ใน HRIS ที่สมบูรณ์แบบ ได้แก่ ข้อมูลบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือก ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติ โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีรายละเอียดพร้อมตัวอย่างที่อาจใช้ในการวิเคราะห์แรงงานและตัดสินใจ ดังนี้
องค์ประกอบของ HRIS
องค์ประกอบสำคัญเชิงกระบวนการของระบบนี้ มี 3 องค์ประกอบด้วยกันคือ
Input – Data Maintenance – Output
Input คือการป้อนข้อมูลด้านบุคลากรต่างๆ เช่น ข้อมูลพนักงานใหม่ รายงานผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลการทำเงินเดือนพนักงาน บันทึกอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นกับพนักงาน บันทึกการเข้ารับการฝึกอบรมของพนักงาน เข้าไปในระบบ ซึ่งในปัจจุบันนอกจากข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือแล้ว เทคโนโลยียังทำให้เราสามารถจัดเก็บรูปภาพ สำเนาของเอกสาร รวมไปถึงลายเซ็นของคนในองค์กรได้ด้วย
หลังจากป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบแล้ว ก็จะเป็นการบำรุงรักษาข้อมูลซึ่งหมายถึงการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้าไป และการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัย เช่น ถ้ามีการเลื่อนตำแหน่งหรือปรับเงินเดือนให้กับพนักงาน เราก็จะป้อนข้อมูลใหม่นี้เข้าไป และก็ต้องเข้าไปปรับข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนของพนักงานของบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร เป็นต้น
ส่วนกระบวนการขั้นสุดท้ายคือ Output ซึ่งจะมีการประมวลผลข้อมูล จัดทำรายงาน เอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน ดังนั้นเราจึงต้องคำนึงถึงผู้ใช้งาน (เช่น พนักงาน ผู้จัดการสายงาน เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล) และวิธีนำเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ เช่น ใช้ผ่านระบบอินทราเน็ต/อินเตอร์เน็ต ผ่านโทรศัพท์ หรือผ่านทางเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
รายระเอียดในระบบ HRIS
1) สารสนเทศบุคคล มักประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ภาษาหลัก อายุและคู่สมรส ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ว่ากำลังจ้างใคร จะจ่ายเช็คไปที่ใด หรือจะติดต่อ
ใครกรณีฉุกเฉิน ซึ่งการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นสารสนเทศที่เป็นปกติประจำดังกล่าว จะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจำนวน ประเภท และระยะเวลาของรายการที่สร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โดยอาจต้องทำรายชื่อพนักงานทุกคนทุกสัปดาห์ เดือน และสามเดือนรวมทั้งรายการที่แยกตามฝ่าย อายุ ภาษาหลัก หรือที่อยู่
2) สารสนเทศด้านการแพทย์ ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่มีผลต่อการมองเห็น แขนขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย ซึ่งสารสนเทศนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าจะต้องกำหนดข้อจำกัดเฉพาะใด ๆ หรือไม่เพื่อความมุ่งหมายด้านความสามารถในการทำงาน
ทั้งนี้ สารสนเทศทั้งสองส่วนนี้มีจำเป็นต่อการประเมินขีดความสามารถของเกณฑ์การคัดเลือกขั้นต้นเพื่อเลือกผู้ที่มีขีดความสามารถสูง จากนั้นจะสามารถปรับปรุงกระบวนการคัดเลือกถ้าพบว่ามีประสิทธิภาพต่ำในการคัดเลือกผู้สมัคร
3) ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง บันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงานและใช้ร่วมกับการวางแผนอาชีพและการฝึกอบรม บันทึกตำแหน่งงาน เวลาที่อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การเกลี่ยค่าจ้างในองค์การ อาจทำรายงานต่างๆ ขึ้นเพื่อแสดงตำแหน่ง ฝ่าย กลุ่มอายุ ทักษะและ/หรือระดับการศึกษาที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดเพื่อประเมินความเสมอภาคของการเกลี่ยค่าจ้างขององค์การ
4) ข้อมูลคุณวุฒิ รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลที่บันทึกอาจได้แก่รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด คะแนนที่ได้รับ สถาบันที่ฝึกอบรม และระดับและ/หรือประกาศที่ได้ บัญชีอาจระบุสถานภาพว่าใครสำเร็จหลักสูตรใด ๆ ใครไม่ผ่านหลักสูตร และหลักสูตรใดที่ต้องการมากที่สุด สารสนเทศนี้จะช่วยองค์การพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
5) ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดการปฏิบัติงานในแต่ละองค์การจะต่างกันรวมทั้งมาตรการที่ใช้ โดยควรเก็บผลการประเมินของพนักงานทุกคนไว้ สารสนเทศนี้อาจใช้เพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานและนโยบายการเลื่อนตำแหน่งขององค์การ รายงานว่าบุคคลใดที่กำลังเลื่อนตำแหน่ง (ฝ่ายใด ทักษะ กลุ่มอายุ ผู้ที่มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำ ผู้มีความสามารถในการปฏิบัติงานสูง ฯลฯ) จะช่วยให้เห็นรูปแบบและช่วยในการทำนายโครงสร้างองค์การในอนาคต
6) ข้อมูลการขาดงาน บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ เช่น เดือน สามเดือนหรือปี หรือรายบุคคลหรือเป็นฝ่าย ซึ่งข้อมูลนี้มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น ถ้าสามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในฝ่ายเฉพาะหรือกลุ่มอายุ เมื่อรู้เช่นนี้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุได้
7) ข้อมูลการร้องทุกข์ เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ ประเภทและบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยสารสนเทศนี้ใช้เพื่อพิจารณาฝ่าย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้จัดการที่มีเรื่อร้องทุกข์มากที่สุด เรื่องการต่อรองที่ร้องมากที่สุด และพนักงานที่ร้องทุกข์ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้สารสนเทศนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกิดขึ้นอีกและเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
8) ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ การศึกษาโดย Akhilesh ใช้แบบสอบถามสำรวจปัญหางานที่จัดทำโดย Hackman และ Oldham สอบถามพนักงานเพื่อวัดความพอใจในงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความพร้อมรับผิด ความคาดหวังและรางวัล งานเฉพาะที่ยากและงานที่ไม่แน่นอน นอกจากนี้ยังใช้แบบสอบถามพนักงานเพื่อเก็บข้อมูลสำรวจทัศนคติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสื่อสารความรู้สึกของตนกับนายจ้างเกี่ยวกับองค์การ การสำรวจนี้รวมถึงมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท สภาพการทำงาน การสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง โอกาสก้าวหน้า ความสำนึกของพนักงาน ฯลฯซึ่งการสำรวจดังกล่าวทั้งสองสามารถใช้วิเคราะห์เพื่อหาเรื่องที่พนักงานไม่พึงพอใจ เมื่อพบปัญหาดังกล่าว องค์การอาจมุ่งสนใจทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้
ในเรื่องของข้อมูลแล้ว องค์การยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งยากที่จะจัดการข้อมูลพนักงานได้ทุกประเภท HRIS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลในการดำเนินการดังกล่าว แต่ก็มีประโยชน์เฉพาะข้อมูลที่ถูกต้อง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงวิธีที่จะประกันความถูกต้องของข้อมูลใน HRIS
ค. การตรวจสอบข้อมูล HRIS
เมื่อใช้ HRIS ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะรักษาระบบให้มีข้อมูลถูกต้องได้อย่างไร สารสนเทศที่เชื่อถือไม่ได้แม้แต่เพียงชิ้นเดียว จะสามารถลดความน่าเชื่อถือของระบบและงานทรัพยากรมนุษย์ได้ นโยบายการตรวจสอบ HRIS จะประกันความน่าเชื่อถือของข้อมูล การเริ่มต้นที่ดีคือการมีนโยบายตรวจสอบหาข้อมูลที่ขาดหายไปเป็นประจำ (Ranieri 1993 : 11) เช่น การตรวจรายงานอาจพบวันเกิดและวันจ้างที่ขาดหายไป แม้สารสนเทศนี้จะดูธรรมดาแต่ก็สามารถทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น ทำให้วิเคราะห์อายุแรงงานผิดพลาดและก่อให้เกิดปัญหากับฝ่ายบำนาญ
ต่อไป ต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บไว้โดยดูแนวโน้มและเปรียบเทียบข้อมูลกับนโยบายขององค์การ สามารถทำการตรวจสอบนี้ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานเงินเดือนต่าง ๆ เช่น ระดับเงินเดือนมักจะร่วมกับระดับการจ่าย สามารถเปรียบเทียบเงินเดือนพนักงานที่เพิ่มขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงของเงินเดือนที่จ่าย เช่นกัน นโยบายองค์การเกี่ยวกับวันเลื่อนตำแหน่งซึ่งมักเป็นวันแรกของการจ่ายเงินเดือน สิ่งที่สอดคล้องกับนโยบายนี้สามารถพิจารณาได้โดยดูวันที่เงินเดือนเปลี่ยน เรื่องที่สำคัญอีกประการคือข้อมูลประวัติเงินเดือน แผนการเกษียณมักขึ้นอยู่กับประวัติเงินเดือนเพื่อพิจารณาเงินเกษียณของพนักงาน สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้โดยลบเงินเดือนที่ผ่านมาออกจากเงินเดือนปัจจุบันซึ่งควรเท่ากับการจ่ายที่เพิ่มขึ้น สามารถคำนวณสิ่งนี้ในห้วงเวลาที่พบข้อผิดพลาด
กระบวนการตรวจสอบต่อเนื่อง จะพัฒนาคุณภาพของสารสนเทศที่ใช้ตัดสินใจธุรกิจและชื่อเสียงของระบบ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ควรตรวจสอบข้อมูลตามปกติและกำหนดความแตกต่างในการตรวจสอบพนักงาน เช่น ไม่ต้องตรวจประวัติเงินเดือนพนักงานใหม่ แต่ต้องตรวจของพนักงานที่พร้อมจะเกษียณ การตรวจสอบตามระยะเวลาเพื่อช่วยกระบวนการตัดสินใจเป็นหัวใจสำคัญที่จะประกันว่าสารสนเทศนี้มีประโยชน์และถูกต้อง
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล/ การบริหารทรัพยากรมนุษย์
การบริหารบุคคลหรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นงานสำคัญที่มิใช่เพียงแต่การปฏิบัติงานประจำวันเกี่ยวกับการควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจ้างแรงงานเท่านั้น แต่ต้องเป็นการดำเนินงานเชิงรุก (Proactive) การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานช่วยให้งานทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพขึ้น โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ 5 ประการต่อไปนี้
ก. ความสามารถ (Capability) หมายถึงความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร 3 กลุ่ม คือ
1) ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ
2) ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ เพื่อให้การทำงานในหน่วยงานมีความคล่องตัวขึ้น
3) ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม
ข. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศโดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียงและผลได้-ผลเสียของบุคคล จึงต้องมีการจัดระบบการเข้าถึงและจัดการข้อมูลที่รัดกุม โดยอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละงานสามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเท่านั้น
ค. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัวซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร ดังนั้นฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีข้อมูลที่เหมาะสมในการตัดสินใจ เป็นต้น ขณะเดียวกัน การลงทุนในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งฝ่ายบริหารสมควรต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับจากการพัฒนาระบบว่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่
ง. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึงการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก ตลอดจนเตรียมการในการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ เกิดความเข้าใจและทัศนคติที่ดีกับการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้
จ. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานขององค์การมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ
ขั้นตอนการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS การรู้ว่าจะเริ่มที่ใดเป็นสิ่งสำคัญ การตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุด ระบบควรมีอะไร ใครที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เป็นงานที่ละเอียดมาก โดยขั้นตอนในการพัฒนา HRIS เป็นไปตามตาราง 2.6 (Ranieri 1993: 6)
ความลับและความเป็นส่วนตัว
เมื่อสร้างระบบ จะต้องมีขั้นตอนป้องกันผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลปกปิดของพนักงาน โดยขั้นแรก กำหนดแนวทางเพื่อบอกว่าจะเก็บข้อมูลประเภทใด วิธีได้ข้อมูล และผู้รับผิดชอบดูแลข้อมูล ขั้นต่อไป กำหนดให้ชัดเจนถึงการใช้ที่ไม่ถูกต้อง การดูแลข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือละเมิดความเป็นส่วนตัว ซึ่งต้องแจ้งกฎและระเบียบนี้แก่พนักงานทุกคนเพื่อความมั่นใจ สิ่งที่ผิดจากกฎระเบียบ หรือการใช้ข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนด ถือเป็นการละเมิดร้ายแรง ซึ่งการใช้รหัสผ่านจะช่วยจำกัดการเข้าถึงระบบ ต้องระวังในการกำหนดว่าใครจะเข้าถึงระบบ ซึ่งเฉพาะผู้มีหน้าที่และต้องใช้ข้อมูลเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลที่เก็บใน HRIS ผู้ใดที่ต้องการข้อมูลต้องขอผ่านฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Ranieri 1993 : 12)
ควรกำหนดแนวทางการบันทึกซึ่งไม่จำเป็นต้องเก็บทุกข้อมูลเป็นเวลานาน ๆ เช่น บางข้อมูลไม่จำเป็นต่อการเกษียณและการให้ออก นอกจากนี้ ต้องคำนึงถึงกฎหมายที่เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวในการกำหนดแนวทางของบริษัท นอกจากนี้ ต้องระวังในการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยต้องทำในลักษณะเปิดเผยและพนักงานยินยอม ควรเก็บเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับงานและควรให้พนักงานได้ดูข้อมูลของตนตามระยะเวลาเพื่อปรับปรุงได้ตามความจำเป็น พนักงานต้องรู้ว่าจะเก็บข้อมูลใด จะใช้ข้อมูลอย่างไร และระยะเวลาที่เก็บ การปกปิดข้อมูลกับพนักงานจะเพิ่มความเสี่ยงในทางลบของกระบวนการ HRIS
ต้องระวังต่อข้อมูลนำเข้าและนำออกของระบบสารสนเทศใด ๆ โดยควรเก็บเป็นความลับหรือทำลายหลังใช้ ถ้าเป็นไปได้ ข้อมูลนำเข้าควรอยู่ในรูปรหัสเพื่อจำกัดการเปิดเผย
การรักษาความลับอีกประการคือการติดตามตรวจสอบผู้ใช้ ซึ่งบันทึกนี้จะแสดงไฟล์ที่ถูกดู เวลา และผู้ดู ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ต้องกำหนดผู้ติดตามตรวจสอบการถ่ายข้อมูลอยู่เสมอ หากพบเห็นสิ่งผิดสังเกตต้องติดตามโดยทันที ระบบสำรองข้อมูลเป็นการป้องกันอีกประการหนึ่ง ถ้าทำได้ การเก็บข้อมูลไว้อีกที่หนึ่งเป็นการป้องกันไฟหรือโจรกรรมที่ดีที่สุด ต้องประกันความเป็นส่วนตัวของพนักงานทุกคนด้วยกระบวนการและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลระบบ HRIS ทั้งสิ้น
การนำระบบ HRIS มาใช้กับองค์กร ในการประเมินคุณสมบัติ กับการใช้งานจริง
ปัจจุบัน เทคโนโลยี มีการพัฒนา และ ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเพื่อเข้ากับการทำงานขององค์กรมากที่สุด หลายแห่งนำระบบ HRIS มาใช้เพื่อพัฒนาการทำงานขององค์กรทั้งระบบ ไม่ว่า ในส่วน HR แม้แต่ใจส่วนอื่น ๆ
ในอดีต องค์กรมองและให้ความสำคัญกับฝ่ายขายมากกว่า ฝ่าย HR หรือ Admin ซึ่งมุมมองนี้ได้เปลี่ยนไปแล้ว แต่ปัญหาคือ ระบบ HR ต้องเลือกบุคลากร ที่มาทางด้านนี้โดยเฉพาะ และ ยังไม่กว้างมากนัก ทำให้องค์กรใหญ่ ๆ ขาดบุคลากร ในส่วนนี้ไป
หลายฝ่ายจึงให้ความสำคัญ กับ HR ให้มากยิ่งขึ้น และ มุ่งหวังว่าอยากให้การทำงานของ HR ง่ายขึ้น แต่ มีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้นไปด้วย จึงทำให้เกิดการพัฒนาระบบ HRIS เพื่อมาใช้ในการทำงาน HR ทั้งหมด
แต่ปัญหาคือ ระบบ HRIS สามารถครอบคลุมถึง การทำงานในส่วนของ HR ได้ทั้งหมดจริงหรือไม่ และ ปัจจุบันโปรแกรมHRIS ก็ยังมีราคาค่อนข้างสูง และ เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่มากกว่า องค์กรขนาดเล็ก
ปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กรใหญ่ ๆ ในขณะนี้ คือ การนำระบบ HRIS มาประเมินการทำงานของบุคลากรในองค์กร อาจจะมีความผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจาก การประเมินจะต้องทำการบันทึกและสรุปการทำงานของลูกน้องเป็น Point ๆ ตลอดระยะเวลา 1 ปี ซึ่งถ้าองค์กรใหญ่ ๆ ที่มี หัวหน้า 1 ท่าน ต้องคุมลูกน้อง มากกว่า 10 ท่าน จะไม่สามารถประเมินลูกน้องได้ ตรงตามระบบ HRIS กำหนดเอาไว้ ซึ่งผลที่ตามมาคือ หัวหน้าต้องใช้การ Assume มาแทนทางประเมินจากความสามารถอย่างแท้จริง เพื่อให้ขั้นตอนการประเมินผ่านไปได้ และ ไม่ทำให้ หัวหน้าใหญ่ ที่ต้องประเมิน หัวหน้า ต่าง ๆ อีกทีต้องติดขัด และ ล่าช้าต่อการประเมิน ( เพราะ ระบบการประเมินต้องฝ่านขั้นตอนตอนจากตำแหน่งเล็กไปตำแหน่งใหญ่)
ซึ่งระบบ HRIS เป็นระบบที่ดี และ มีโอกาสที่จะสร้างความแข่งแกร่งกับองค์กรได้ แต่ปัญหาคือ ระบบการทำงานของคนไทย มักจะชอบใช้วิถีการประนีประนอม และ พวกเรา พวกเขามาประเมิน ทำให้ผลของการประเมิน ไม่ได้ดูแต่ในส่วนของการทำงานเพียงอย่างเดียว แต่ดูไปถึง คนของใคร ของมันไปด้วย
คำถามที่เกิดขึ้นมาในใจคือ ต่อให้ระบบ HRIS ดีเพียงใด แต่ผลของการประเมิน ยังต้องกำหนด และ บันทึกโดยคนอยู่ โดยเฉพาะ เกิดจากคนเพียง กลุ่มเดียว หรือคนเดียว ผลของการประเมิน ก็ยังคงไม่แตกต่างจากการประเมินโดยไม่ได้ใช้ โปรแกรม HRIS อยู่ดี
E-BUSINESS PLUS 